OneNote volgens de experts

Nu op Secretaressenet, hét online secretaresse magazine. Een dubbelinterview met collega Patricia Gorissen en Wilma Nedermeijer.

OneNote volgens de experts: een dubbelinterview

Ze kennen elkaar niet. Toch hebben Patricia Gorissen en Wilma Nedermeijer hetzelfde doel: ze brengen rust in de tent. Met flink wat jaren ervaring als managementondersteuner in hun rugzak leren zij anderen hun werk te structureren en sneller te doen. Onder andere door het óptimaal inzetten van Outlook en OneNote. Ze trainen allebei managementondersteuners, waarbij hun trainingen en werkplekbegeleiding zijn gericht op de dagelijkse praktijk van secretaresses.

Als jij OneNote had kunnen gebruiken als managementondersteuner, waar had je het dan voor willen gebruiken?

Wilma: “Waar zal ik beginnen? Ik had het zéker ingezet als vergadertool. OneNote is uitermate geschikt om te notuleren en biedt veel voordelen ten opzichte van Word. Maar ook voor het maken en direct delen van een secretariaats- of personeelshandboek. Het verzamelen en structureren van aantekeningen. Of wat dacht je van een maand- week of dagmap voor je manager? Ideaal!”

Patricia knikt instemmend: “Een handboek inderdaad. Dat maakte ik toen in Word, maar werd door niemand gebruikt. OneNote was veel handiger geweest, ook voor het vastleggen van het wekelijkse werkoverleg. Super gemakkelijk om ook snel de laatste updates te verwerken. En verder had ik graag OneNote gehad in plaats van mijn basic zoek-programmaatje. Want met een directeur die razendsnel werkte, moest ik 1.001 dingen zien te onthouden.”

Hoe gebruik je OneNote nu zelf?

Patricia: “Vooral voor mijn eigen aantekeningen en ideeën. Want dat ik professional organizer ben, wil niet zeggen dat mijn hoofd niet af en toe harstikke vol zit. Zo schrijf ik er mijn blogs in, die vaak beginnen met een snelle aantekening als ik inspiratie heb. Later werk ik dat dan uit tot een volledige blog.
Maar ik bewaar er ook knipsels en artikelen in, hou er een reflectie-logboek in bij en werk er mijn hele bedrijfsstrategie in uit. Zo ongeveer alles dus.”

Wilma: “Als trainer ben ik constant op zoek naar nieuwe snufjes binnen de Office-programma’s. De ontwikkelingen gaan immers ongelooflijk snel. OneNote is mijn tool voor het verzamelen en met name het structureren van informatie voor mijn trainingen.”

Wilma heeft als motto ‘Practice what you preach’. “Ik ben begonnen met het wegleggen van pen en papier. Alle notities maak ik gedurende de dag met OneNote. Als de telefoon gaat, heb ik tijdens het opnemen al een losse notitie gemaakt in OneNote. Moet ik er nog wat mee, dan maak ik van deze notitie met één druk op de knop een Outlooktaak.”

Patricia schudt haar hoofd en lacht: “Zo ver ben ik nog niet, ik vind het heerlijk om ook nog met pen en papier te werken. Maar de belangrijkste aantekeningen komen uiteindelijk wel in OneNote terecht.”

Jullie gebruikten OneNote ook bij het voorbereiden van dit interview. Doen jullie zoiets vaker?

Wilma knikt bevestigend: “Ik gebruik OneNote regelmatig voor het delen van informatie. Samen met een collega doe ik een project bij een opdrachtgever. We delen een notebook, zodat we continu over dezelfde informatie beschikken.”

Patricia: “Voor mij was dit de eerste, maar zeker niet de laatste keer. Op deze manier samenwerken, is echt handig.”

Waarom zijn jullie zo enthousiast over OneNote?

Wilma: “Allereerst omdat het me tijd oplevert. Ten tweede omdat het me structuur én rust brengt. Met OneNote heb ik meer overzicht gecreëerd in mijn zakelijke én privéleven. Dat gun ik iedereen. OneNote brengt in een hectische dagelijkse praktijk rust in de tent. Het werkt. En ik ben het levende voorbeeld. Er komt ongelooflijk veel informatie op ons af. Niet meer alleen via post en e-mail. Maar ook via internet, Whatsapp, social media. Het is de kunst deze informatie te kunnen (blijven) structureren, de regie te krijgen en vast te houden.”

Patricia vult aan: “Ik vind OneNote inderdaad het ideale programma om mijn hoofd leeg te maken en informatie vervolgens ook weer terug te vinden. Er zijn ook wel andere programma’s die iets vergelijkbaars doen (o.a. Evernote) maar OneNote is voor mij favoriet. Het programma slaagt er bijvoorbeeld geweldig in om ook je ruimtelijke geheugen te activeren, door het gebruik van secties, tabjes en verschillende kleuren. Dat lijkt het meeste op een traditioneel notitieboek en maakt het gemakkelijker structureren.”

Als je 1 tip zou mogen geven aan een gebruiker, wat zou dat dan zijn?

Patricia: “Als je ook met Outlook werkt: maak dan gebruik van de koppeling met de takenlijst die Wilma noemde. Ideaal voor slimmer timemanagement, het past bijvoorbeeld perfect bij de Getting Things Done-methode. Helaas heb ik die mogelijkheid niet meer omdat ik tegenwoordig op een Mac werk.”

Wilma roept enthousiast: “Just do it! Probeer het gewoon en ga ervoor. Ga zelf aan de slag of volg een training OneNote en leer hoe JIJ OneNote kunt inzetten in jouw praktijksituatie.”