Volg je ons al een tijdje? Dan weet je dat het Nedermeijer Office team groot fan is van OneNote. OneNote maakt een groot deel uit van ons interne werkproces, misschien zelfs wel het grootste deel. Samen met Teams, Outlook, ToDo en Planner hebben we een effectieve (samen)werkwijze gecreëerd waardoor we binnen Nedermeijer Office nauwelijks nog mailen, maar vooral délen. Door optimaal gebruik te maken van de apps van Microsoft 365, communiceren we dagelijks goed en fijn met elkaar, ondanks dat we allemaal vanuit ons eigen kantoor werken.

Wat is OneNote?

Misschien heb je een collega weleens over OneNote horen praten of misschien ben je zelf al eens op ontdekkingstocht gegaan. Wat is OneNote nu eigenlijk? OneNote is een Microsoft Office programma net zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint dat zijn. Je kunt OneNote zien als een verzameling digitale notitieblokken. Notitieblokken die je voor jezelf gebruikt of notitieblokken die je deelt met één of meerdere collega’s. Die notitieblokken kun je inzien en bewerken op al je apparaten; je telefoon, tablet, laptop en desktop.

Hoe pas je het toe in jóuw werk?

Samenwerken zonder OneNote? Wij kunnen het ons nog nauwelijks voorstellen. Hopelijk kunnen we je inspireren! We verzamelden vijf redenen voor je waarom je écht eens naar OneNote zou moeten kijken. Spreekt het je aan, maar vind je het lastig dit te vertalen naar je eigen praktijksituatie? In een training OneNote slim & snel helpen we je graag dit te vertalen naar jouw werk.

1. Samen met je collega’s, alles op één plek

Stel, je vormt met een aantal collega’s een werkgroep of team. Elk teamlid verzamelt informatie, bereid vergaderingen of gesprekken voor, maakt aantekeningen van gesprekken die telefonisch of via een Microsoft Teams-vergadering worden gevoerd. Hoe fijn zou het zijn als je elkaars aantekeningen ziet en kunt samenwerken in één notitieblok? OneNote is ook een goede plek voor het borgen van jullie werkafspraken of -processen.

Alles wordt direct opgeslagen.

OneNote kent een realtime opslag, wat betekent dat continu alles wat iedereen in het notitieblok zet, direct wordt opgeslagen. Zet je collega iets in het notitieblok, dan zie je het vrijwel direct op je scherm. Je ziet elkaars aantekeningen en kunt ze wijzigen of aanvullen. Een ideale manier van samenwerken dus, of dit nu op afstand is of op kantoor. Dit gaat absoluut mailverkeer schelen!

2. Nooit meer je notitieblok vergeten

Oef! Dit is vaak even een slikmomentje. Geen notitieblok meer? Het papieren notitieblok wordt vaak gezien als houvast. Terecht of niet? Met het werken op afstand wordt ook het locatie-onafhankelijk werken als groot voordeel gezien. Want, wat maakt het eigenlijk uit wáár je je precies bevindt en wanneer je je werk doet, áls je het maar doet.

Help! Mijn notitieblok vergeten.

Meer dan ooit is het digitaal werken belangrijk. Dit brengt ook een nieuwe manier van werken met zich mee. Je papieren notitieblok kun je weleens vergeten mee te nemen of het notitieblok is vol en heb je niet meer bij de hand. Met OneNote heb je je notitieblok altijd bij je, kijk maar eens naar punt 5.

3. Hoe doe je dat privé?

In het begin merken we soms wat weerstand tegen het digitale notitieblok. Dat kan en dat mag natuurlijk. Toch ben ik benieuwd… hoe maak je in je privé-situatie je aantekeningen? Maak je gebruik van een papieren notitieblok dat je bij je draagt? Of gebruik je een app op je telefoon?

De overstap is kleiner dan je denkt.

Wij stelden deelnemers (in de leeftijdscategorie van 25 t/m 65 met diverse functies) de vraag: ‘Hoe maak je je aantekeningen in je privé-situatie?”. 85% gaf aan in de privé-situatie gebruik te maken van een notitie-app op de smartphone en al langer dan vijf jaar geen papieren notitieblok meer te gebruiken. Zo zie je maar, soms is de overstap kleiner dan je denkt.

4. Je eigen aantekeningen altijd bij de hand

Gaat de telefoon? Met één druk op de knop open je een ‘post-it’ in OneNote, waarin je meetypt met het gesprek. Eén van de redenen waarom ik áltijd met een headset bel. Ik maak mijn aantekeningen en afhankelijk van de aard van het gesprek doe ik iets met die post-it. Actie voor mezelf? Dan zorg ik er met één muisklik voor dat deze notitie in mijn To Do takenlijst komt te staan. Is het iets wat ik wil delen met één van mijn collega’s? Dan sleep ik de notitie naar het betreffende notitieblok.

Slim zoeken, snel vinden!

Belt de betreffende opdrachtgever een week later nog eens en ben ik er zelf niet? Dan kunnen mijn collega’s binnen no-time mijn aantekeningen terugvinden. De zoekfunctie is namelijk ongelooflijk goed. Omdat iedereen in ons team met OneNote werkt, kunnen we precies de status zien van alles wat er loopt.

5. Op al je apparaten

OneNote is beschikbaar op al je apparaten en je ziet óveral dezelfde notities staan. Ideaal! Op je telefoon, tablet, laptop of desktop, de informatie is continu hetzelfde.

Hoe maak je de overstap naar OneNote?

Wees streng voor jezelf

Lastig punt. Hoe stap je over van je oude vertrouwde notitieblok, naar een digitaal exemplaar? Ook binnen Nedermeijer Office hebben we die overstap ooit gemaakt. Hoe ik dat zelf deed? Om te voorkomen dat ik terugviel in oude gewoontes, heb ik mezelf gedwongen tot het digitaal notities maken door eenvoudigweg elke vorm van papier (ja, zelfs de papieren theezakjes 😊) en pennen fysiek wég te leggen. En nu? Ik weet niet meer beter en zou ook niet anders meer willen. OneNote: ik wil niet meer zonder!

Voorkom ergernis en frustratie: volg een praktische training OneNote!

Zorg dat je kennis van OneNote écht goed is, dat voorkomt frustraties en ergernissen waardoor je sneller geneigd bent terug te vallen op papier. Zorg dat je een trainingsbureau kiest dat praktisch traint, gericht op jóuw praktijksituatie. Bij Nedermeijer Office leren we je in drie of vier sessies van 1,5 uur hoe jij OneNote kunt toepassen in jouw werk. Door de praktijksituaties die we aanhalen en de voorbeeldnotitieblokken die we laten zien (en die je krijgt) zorgen we ervoor dat je meteen tijdens de training al een vliegende start kunt maken met OneNote.

Vraag een offerte aan voor een vakgerichte, praktische training voor jouw team.
Werk je in een managementondersteunende functie? Kijk dan eens naar de trainingen in ons open aanbod.

Slim werken werkt. Écht!

Fijne dag,