We horen het dagelijks: “Ik wil nog niet werken met de nieuwe Outlook want”:

“Nieuwe Outlook is nog niet af.”

“Ik mis nog veel functies.”

“Ik vind het niet overzichtelijk.”

Et cetera

Als je me volgt op LinkedIn dan zie je regelmatig mooie updates voorbij komen over Microsoft Teams, Microsoft 365 Copilot of OneNote. Als ik een update plaats over de nieuwe Outlook, dan lees ik regelmatig een reactie als “ik ga nog niet over want ik mis nog…” in alle varianten.

Nu moet je je voorstellen dat de nieuwe Outlook geen aangepaste versie is, maar een heel nieuw programma. Natuurlijk komen er functies in terug die we kenden vanuit de klassieke Outlook, maar lang niet alles. Als je wacht totdat je ‘niets meer mist’ dan kun je misschien wel heel lang wachten. Zonde.

De nieuwe Outlook zit namelijk bomvol nieuwe frisse mooie en slimme functies die de klassieke niet heeft. De klassieke Outlook heeft functies die de nieuwe niet of op een andere manier heeft (en wie weet ook nooit gaat krijgen). Kortom; ‘Je krijgt wat en je laat wat.’ Mijn advies: ga er zo nu en dan eens kijken en ontdek de nieuwe functies. En werk gewoon in twee versies als je nog niet helemaal wilt overstappen. Waarom niet? Zo snijdt het Outlook-mes aan twee kanten.

24 maart: Outlook update webinar. In een uurtje weer helemaal op de hoogte.

Uiteindelijk is de nieuwe Outlook het programma waar je het mee moet gaan doen. Je kunt er dan maar beter alvast een beetje in thuis raken. En.. je pikt gelijk de voordelen mee. In de experttraining ‘Nieuwe Outlook desktop app & To Do’ leer je in 4 sessies van 1,5 uur álles over de nieuwe Outlook. Ik licht er drie voor je uit:

1. Dupliceren van afspraken en vergaderverzoeken

Dit werkte natuurlijk fantastisch in de klassieke Outlook tot een jaar of twee geleden. Helaas is deze functie verwijderd uit de klassieke Outlook. Goede nieuws is dat je deze wel kunt gebruiken in de nieuwe Outlook. Hoe? Rechter muistoets op een afspraak of vergaderverzoek en kies ‘Dupliceren’. Handig!

2. Automatische e-mail ‘hangen’ aan afspraak of vergaderverzoek

Stuur je altijd een paar dagen voor een vergadering een e-mail aan de genodigden met de vraag of ze hun agendapunten willen indienen? Met deze mooie functie is dit verleden tijd. Het e-mailbericht ‘hang’ je aan het vergaderverzoek en je bepaalt zelf wanneer Outlook dit moet verzenden. Verplaats je de vergadering? Dan verhuist het e-mailbericht gewoon met je mee. Je kunt kiezen of je het e-mailbericht wilt versturen aan alle genodigden of alleen aan jezelf. Bij een e-mailbericht aan jezelf kun je denken aan een herinnering voor jezelf om lunches te bestellen of een vergaderzaal te reserveren Je vindt deze functie ‘e-mailherinnering’ onder het ‘wekkertje’ in het lint van het vergaderverzoek.

3 april start de experttraining Nieuwe Outlook voor assistants, doe je mee?

3. Toevoegen of verwijderen van genodigden vergaderverzoek

De klassieke Outlook maakte er een potje van. Niet bij iedereen, maar wel bij velen. Als je een genodigde toevoegde aan of verwijderde uit een reeds verzonden vergaderverzoek, dan ontving iedereen vaak ongevraagd het vergaderverzoek opnieuw. Balen natuurlijk, het kwam knullig over terwijl je er niets aan kon doen. De nieuwe Outlook zorgt ervoor dat je áltijd de melding ontvangt of het vergaderverzoek aan iedereen moet worden verzonden of alleen aan de toegevoegde of verwijderde genodigden.

En nog veel meer en meer en meer..

Met het noemen van slechts drie voordelen, doe ik alle andere mooie functies écht enorm tekort. Het wijzigen van een terugkeerpatroon zónder het verleden te wijzigen, het inzien van het volledige patroon inclusief uitzondering, de ’tracking’ waarmee je kunt zoeken op naam van genodigden en ze kunt rangschikken van a tot z of andersom. Je kunt kleuren geven aan mappen zoals Postvak in of andere mappen. Je kunt categorieën bij je Favorieten zetten zodat je minder mappen hoeft te gebruiken, wat met de waanzinnig mooie zoekfunctie al eigenlijk al niet meer nodig is. Vergaderverzoeken weigeren en ze toch in je agenda laten staan, e-mails vastpinnen, stukjes uit e-mail direct in To Do zetten….

Er is nog veel meer te vertellen en dan heb ik het nog niet eens over de updates die er op korte en lange termijn aan komen.

Doe mee met de training Nieuwe Outlook & To Do dan vertel ik je álles, zodat je goed uitgerust de nieuwe Outlook kunt gaan ontdekken.

Heb ik je kunnen inspireren toch af en toe een kijkje te nemen?

Veel succes!

Wilma