De Outlook desktop app is nog steeds het meest gebruikte programma door assistants. We merken dit aan de aanvragen voor de Outlook-experttraining voor assistants, de telkens weer snel volgeboekte Outlook-experttrainingen o.b.v. open inschrijving én het enthousiasme tijdens en na de trainingen.
Je bent zelf vast ook flink wat uurtjes per dag in Outlook te vinden. Werk je met Microsoft 365 dan volgen de updates voor de verschillende programma’s zich in rap tempo op. Ook Outlook kent telkens weer mooie nieuwe functies, soms heb je niet eens door dat ze zijn doorgevoerd.
Dat niet elke update persé een vooruitgang is, was te merken aan de berichten die we ontvingen over één van de laatste updates.
Outlook update: elke vergadering een Teams-link
Wat is namelijk het geval. Sinds de laatste Outlook-update bevalt élk vergaderverzoek dat je maakt een Teams-link.
Als assistant wil je graag zélf kiezen of een vergaderverzoek een ‘fysieke vergadering’ of ‘via Teams’ (of een combi/hybride) moet zijn. Nu zit er automatisch bij élk vergaderverzoek een Teams link.
Doe mee met de Outlook-experttraining speciaal voor assistants. Succes gegarandeerd 😀.
Ik begrijp de gedachtegang en sta daar zéker achter. Microsoft is groot voorstander van inclusiviteit én hybride vergaderen. Elke vergadering heeft een Teams-link zodat deelnemers altijd de mogelijkheid hebben via Teams mee te doen. Ook al is het de bedoeling dat een vergadering fysiek plaatsvindt, als iemand ziek is of in de file staat, is het fijn als diegene toch mee kan doen. Staat er een Teams-link in het vergaderverzoek, dan hoef jij niet last minute snel nog een Teams link aan te maken. Je zult nét zien dat dit gebeurt op jouw parttime dag en nét als je in de supermarkt loopt :-). Fijn als de Teams-link er dan al staat!
Is het écht de bedoeling dat de vergadering fysiek plaatsvindt, maar wil je de Teams link vermelden voor degenen die onverhoopt niet fysiek kunnen deelnemen, vermeldt dit dan in de ‘hoofdtekst’ (het tekstvak) van het vergaderverzoek.
Wil je het jezelf makkelijker maken? Maak dan een snelonderdeel, een sjabloon óf een standaard vergaderverzoek als snelle stap aan. Met één druk op de knop heb je je ‘standaard-tekst’ dan in je vergaderverzoek in Outlook staan.
Terug naar hoe het was
Wil je tóch terug naar ‘hoe het was’ en per vergaderverzoek zélf bepalen of je een Teams-link plaatst of niet? Ga dan als volgt te werk:
In Outlook kies je voor:
- Bestand
- Opties
- Agenda
- Klik op ‘Onlinevergadering toevoegen aan alle vergaderingen’ en vink uit
- OK
Nog meer lezen over Outlook updates? Lees hier gauw verder.
Voor al dit soort slimme tips… doe écht eens mee met onze experttraining Outlook, live via Teams in korte sessies van 1,5 uur, samen met 9 enthousiaste collega-assistants van allerlei verschillende organisaties. Ik zou het leuk vinden je virtueel te ontmoeten en je te verrassen met waardevolle tips (zie planning). Duizenden assistants gingen je voor. Wédden dat ook jij er blij van wordt?
Geef een reactie