We ontmoeten, werken en vergaderen steeds vaker online. Dit geldt ook voor evenementen, bijeenkomsten, lessen of trainingen. In de ‘fysieke situatie’ heb je vaak een plenaire zaal waar je samenkomt, waarna de groep zich in verschillende zalen opsplitst. Dit kan ook in Microsoft Teams met de functie: breakout rooms.

Belangrijk! Organisator breakout rooms in Microsoft Teams

De organisator heeft een belangrijke uitvoerende rol, het is dus belangrijk van te voren te bepalen wie de organisator is van de vergadering. Je kunt niet ‘wisselen’ van organisator. De organisator is degene in wiens agenda de Teams-vergadering wordt gepland. Bij een spontane vergadering vanuit een kanaal is de organisator degene die de vergadering start.

Waarom is een organisator zo belangrijk?

De organisator is de enige die breakout rooms kan aanmaken en beheren. Een organisator kan zich verplaatsen tussen de verschillende ‘zalen’ en kan ook deelnemers verplaatsen naar een andere zaal. Een organisator kan toestaan dat deelnemers zelf even naar de ‘plenaire zaal’ gaan om bijvoorbeeld tussentijds een vraag te stellen, de organisator ziet de chats van alle breakout rooms.

Experimenteren met breakout rooms in Microsoft Teams

Ga je experimenteren met breakout rooms in Microsoft Teams? Weet dan dat breakout rooms alleen kunnen worden aangemaakt door de organisator. Een organisator kan eventueel eerder de ‘vergadering in gaan’ om de breakout rooms alvast te maken, let er dan wel op dat als je dit doet het ‘automatisch toewijzen’ van deelnemers aan de rooms niet meer werkt. Ook is het belangrijk te weten dat het (op dit moment: januari 2021) alleen mogelijk deel te nemen in breakout rooms vanaf een laptop of computer (de desktop app van Teams en Teams op internet) of een iPad.

Samenwerken in een breakout room

In elke zaal kun je met je (interne) collega’s samenwerken op een Whiteboard. Ook kun je samenwerken aan documenten, die je later in de plenaire zaal met de hele groep kunt delen.

De organisator van een vergadering vindt het breakout rooms icoon in het vergadermenu:

 

 

Succes!

Wilma